Une liste de fin de mois réduite aux vraies décisions
La saisie se fait tout le mois et les anomalies sont regroupées par cause. Votre liste de fin de mois ne contient donc que ce qui demande réellement une décision.
Smartbills applique une seule limite, un seul approbateur, une seule catégorie et une seule exigence de pièce aux dépenses, cartes, abonnements et factures fournisseurs.
Une seule politique pour cartes, dépenses et factures
Les seuils, les catégories, les pièces exigées et les approbateurs sont définis une fois et s'appliquent autant aux achats par carte qu'aux remboursements de dépenses, aux abonnements et aux factures fournisseurs.
- Règles par montant, catégorie, centre de coûts, entité et rôle
- Même application peu importe par où l'argent sort
- Dérogations regroupées selon la règle qui les a relevées
Chaque renouvellement d'abonnement vu avant d'être facturé
Chaque abonnement a sa propre carte virtuelle avec son propre plafond. Une hausse de prix est refusée à la carte avant de passer inaperçue, et chaque date de renouvellement est listée avec son délai de préavis.
- Une carte par abonnement, avec son propre plafond
- Renouvellements et préavis des 90 prochains jours
- Hausses de prix depuis le dernier renouvellement signalées
Pourquoi les équipes changent
Le même contrôle, configuré dans quatre systèmes, se comporte de quatre façons.
Nous configurons le même contrôle de dépense dans quatre systèmes, et il se comporte de quatre façons.
Un seul jeu de règles couvre les cartes, les comptes de dépenses, les abonnements et les factures fournisseurs. Un seuil veut dire la même chose partout, et les dérogations sont regroupées par cause plutôt que par système.
Personne dans l'entreprise ne peut me dire ce que nous payons vraiment chaque mois.
Les frais récurrents, les dates de renouvellement et les hausses de prix figurent dans une même liste, peu importe la carte qui les a payés, et les renouvellements des quatre-vingt-dix prochains jours sont visibles pendant qu'il est encore temps d'annuler.
L'arrivée d'une personne demande quatre outils et une liste à cocher, et à son départ, on espère n'avoir rien oublié.
Un seul compte porte le rôle et les plafonds de la personne sur tous les canaux de dépense, et son départ retire tous ses accès en une seule étape.
Les produits qui font le travail.
Chaque produit fonctionne seul, et quand vous en utilisez deux, la même pièce voyage du reçu jusqu'à l'écriture comptable.
Gestion des dépenses
Saisissez les reçus, catégorisez les dépenses et vérifiez la conformité à la politique dès qu'elles sont soumises.
Cartes d'entreprise
Bientôt disponibleCartes d'entreprise avec capture des reçus, bientôt offertes : le reçu détaillé arrive avec la transaction, et la limite de chaque carte vient de votre budget.
Abonnements
Un outil de suivi des abonnements qui trouve chaque paiement récurrent sur vos cartes et vous avertit des essais gratuits et des hausses de prix.
FAQ
Questions fréquentes
Ce qu'on nous demande avant de s'inscrire.
Généralement, oui. Smartbills lit les flux de cartes et bancaires et se synchronise avec votre grand livre, et la saisie et la politique peuvent fonctionner par-dessus un programme de cartes ou un mode de paiement existant. Tout consolider rapporte davantage, mais rien n'oblige à commencer par là.
Les règles peuvent viser le montant, la catégorie, le centre de coûts, l'entité et le rôle. Quand le commerçant fait partie du réseau et que les lignes d'achat existent en données, une règle peut viser une seule ligne, ce qui rend vraiment applicable une règle comme « pas d'alcool en frais de représentation ».
La partie technique prend quelques jours : connecter le grand livre, associer les catégories, fixer les seuils, inviter l'équipe. Ce qui prend du temps, c'est de s'entendre à l'interne sur ces seuils, et aucun logiciel ne raccourcit cette étape.
Oui. Les rôles déterminent ce que chaque personne peut consulter et approuver. Les employés n'ont jamais besoin d'accéder au système comptable, puisque seules les écritures imputées et approuvées s'y rendent.
Get started
Apportez la politique de dépenses que vous avez déjà
Entrez les règles que vous avez déjà écrites et voyez combien Smartbills peut en appliquer sans vérification manuelle.