Smartbills récupère les factures avant l'échéance et place le bon de commande et la réception à côté de chacune, avec chaque changement bancaire de fournisseur consigné.
Rapprochement à trois voies quand il y a eu livraison, à deux voies quand il n'y avait rien à recevoir, avec des tolérances fixées selon ce qui compte pour l'entreprise plutôt qu'au sou près.
Les factures récurrentes sont récupérées sur les portails des fournisseurs et des services publics selon un calendrier, et les identifiants restent dans un coffre géré. Télécoms, énergie, logiciels et carburant disparaissent de la liste des paiements en retard.
Vous révisez la proposition de paiement avant que quoi que ce soit parte. La détection des doublons porte sur toutes les factures sélectionnées, et toute coordonnée bancaire modifiée depuis le dernier lot est vérifiée d'abord.
Pourquoi les équipes changent
La moitié des factures qu'on reçoit n'ont aucun numéro de bon de commande.
Les factures sont récupérées selon un calendrier et le rapprochement accepte les formats de référence que les fournisseurs utilisent vraiment. La plupart arrivent donc chez l'approbateur déjà liées à leur bon de commande, sans passer par la file des anomalies.
Obtenir la signature d'un approbateur prend plus de temps que de traiter la facture.
Chaque facture va à un approbateur nommé selon son montant et sa catégorie, puis remonte d'un niveau après le délai que vous fixez si personne n'y a touché. Aucun paiement ne dépend de la mémoire de quelqu'un.
Le même fournisseur existe trois fois dans notre liste et la détection des doublons ne trouve jamais rien.
Une comparaison périodique fait ressortir les fiches en double, et toute modification des coordonnées bancaires est retenue jusqu'à ce qu'on la vérifie par un autre canal. C'est cette retenue qui protège d'une perte par fraude au paiement.
Chaque produit fonctionne seul, et quand vous en utilisez deux, la même pièce voyage du reçu jusqu'à l'écriture comptable.
Automatisation des comptes fournisseurs : chaque facture est lue, imputée et rapprochée du bon de commande avant qu'on vous demande d'approuver le paiement.
Les factures qui n'existent que sur les portails fournisseurs, téléchargées selon un horaire et remises aux comptes fournisseurs pendant qu'il reste du temps pour les approuver.
Bientôt disponible : libérez les paiements fournisseurs approuvés en cycles planifiés dans Smartbills, la personne qui approuve restant distincte de celle qui paie.
FAQ
Ce qu'on nous demande avant de s'inscrire.
Get started
Un mois de factures suffit pour voir quel trou en amont gruge la semaine de votre équipe.
