Smartbills applique les restrictions de financement à chaque transaction administrative et envoie des reçus numériques détaillés depuis les caisses du campus.
Chaque source de financement a ses propres catégories admissibles et inadmissibles. Une dépense indique la subvention sur laquelle elle s’impute, et un article inadmissible est refusé sur-le-champ plutôt qu’annulé par une écriture des mois plus tard.
Les approbations sont acheminées selon le seuil et le fonds plutôt que le long d’une seule hiérarchie, donc une direction de département, un comptable de recherche et un responsable de l’approvisionnement ne voient que les demandes qui les concernent.
Les services auxiliaires font rouler des caisses toute la journée. Une fois connectées, chaque reçu part en données structurées, alors les étudiants ont un document à conserver et l’opération obtient un détail des revenus dont elle peut rendre compte.
Pourquoi les équipes changent
Un chercheur principal achète quelque chose que la subvention ne couvre pas, et personne ne s’en rend compte pendant des semaines.
L’admissibilité est vérifiée contre les règles propres à cette subvention dès la soumission, à la ligne plutôt qu’au total de la facture.
Les cartes départementales sont entre les mains des professeurs, et la tenue des reçus reflète leur semaine chargée.
Chez les commerçants connectés, le reçu détaillé arrive avec la transaction, alors la direction du département n’a rien à relancer.
Un audit du bailleur arrive trois ans plus tard et pose une question sur une seule ligne d’une seule facture.
La demande, l’approbation, le reçu et le paiement restent liés en un dossier que vous récupérez par une recherche.
Notre librairie, nos services alimentaires et nos stationnements remettent un bout de papier, et on n’apprend rien de la vente.
Les caisses du campus envoient plutôt des reçus numériques, ce qui donne à l’opération un détail des revenus ligne par ligne et à l’étudiant un document qu’il gardera.
Chaque produit fonctionne seul, et quand vous en utilisez deux, la même pièce voyage du reçu jusqu'à l'écriture comptable.
Saisissez les reçus, catégorisez les dépenses et vérifiez la conformité à la politique dès qu'elles sont soumises.
Cartes d'entreprise avec capture des reçus, bientôt offertes : le reçu détaillé arrive avec la transaction, et la limite de chaque carte vient de votre budget.
Automatisation des comptes fournisseurs : chaque facture est lue, imputée et rapprochée du bon de commande avant qu'on vous demande d'approuver le paiement.
L'infrastructure qui transforme chaque vente à la caisse en reçu détaillé, hébergé en ligne et livré par application, texto, courriel ou API.
FAQ
Ce qu'on nous demande avant de s'inscrire.
Get started
Choisissez le département aux dépenses par carte les plus désordonnées, puis comptez les achats qui finissent avec un document détaillé, imputé à la bonne subvention.
