Secteur public
L'argent public arrive avec des conditions de crédit voté, de subvention et de programme qui doivent tenir au moment de la dépense. Smartbills les vérifie à la transaction et garde le dossier accessible des années.
Smartbills vérifie chaque restriction de financement à la demande, à l'approbation et sur chaque ligne de facture, dans un seul dossier lié.
L’imputation par fonds, subvention, programme et centre de coûts se fait à la demande plutôt que dans une réaffectation de fin de mois. Comme Smartbills a le reçu détaillé, le seul article inadmissible d’une facture mixte peut être isolé sur sa propre ligne, et le reste de la facture n’est pas bloqué.
L’autorité déléguée est habituellement bien documentée et suivie à peu près, parce que la suivre suppose de savoir laquelle de onze limites s’applique aujourd’hui. Fixez les limites une fois, et chaque demande est acheminée vers les approbations dont elle a vraiment besoin.
Vérification interne, vérificateur général, question du conseil ou demande d’accès : tout bute sur la même chose, un dossier éparpillé dans quatre systèmes. Dans Smartbills, la chaîne reste liée de la demande au paiement et revient en une seule recherche.
La plupart des logiciels de dépenses se vendent avec une carte de crédit et une page d’inscription, une voie qui n’est pas ouverte à une municipalité ni à un centre de services scolaire. Nous nous attendons à répondre à un appel d’offres, à passer une revue de sécurité avant l’intégration et à signer des conditions rédigées selon votre cadre.
Des directions qui n’ont jamais partagé de politique d’achat, un conseil qui pose des questions pointues en public et de l’argent d’immobilisations qui ne doit pas glisser vers le fonctionnement. La page des municipalités détaille ces dépenses quotidiennes.
Des budgets par école, des fonds d’activités détenus au nom des élèves et des subventions qui expirent à une date que personne à l’école ne surveille. La page des centres de services scolaires explique comment cet argent est encadré.
Un organisme autonome avec son propre conseil et son calendrier de délégation, et un ministère de tutelle qui demandera comment un chiffre a été obtenu. Les mêmes contrôles de restriction et de seuil s’appliquent selon votre propre calendrier.
Pourquoi les équipes changent
Nos règles de fonds et de subventions vivent dans un chiffrier, et on découvre qu’une a été enfreinte seulement au rapprochement.
Les règles de fonds, de subventions et de programmes sont vérifiées dès qu’une demande est créée, alors un engagement inadmissible est bloqué avant que l’argent sorte.
Personne ne se souvient du seuil d’approvisionnement qui s’applique, et des demandes sont approuvées au mauvais palier.
Chaque demande est acheminée à la soumission selon son montant, sa catégorie et sa source de financement, et le seuil appliqué reste inscrit au dossier.
Une demande d’accès à l’information, c’est une personne qui passe une semaine à sortir des preuves de quatre systèmes.
La demande, les approbations, la facture et le paiement reviennent d’une seule recherche, parce qu’ils ont été conservés ensemble dès le départ.
Chaque produit fonctionne seul, et quand vous en utilisez deux, la même pièce voyage du reçu jusqu'à l'écriture comptable.
Saisissez les reçus, catégorisez les dépenses et vérifiez la conformité à la politique dès qu'elles sont soumises.
Automatisation des comptes fournisseurs : chaque facture est lue, imputée et rapprochée du bon de commande avant qu'on vous demande d'approuver le paiement.
Logiciel d'automatisation comptable qui impute vos transactions et enregistre les écritures dans votre logiciel comptable le jour même.
Cartes d'entreprise avec capture des reçus, bientôt offertes : le reçu détaillé arrive avec la transaction, et la limite de chaque carte vient de votre budget.
FAQ
Ce qu'on nous demande avant de s'inscrire.
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Dites-nous comment vos fonds et vos limites de délégation sont structurés, et nous vous les montrerons appliqués à vos propres dépenses.