Smartbills vérifie le crédit budgétaire et le seuil d'approvisionnement avant que l'argent sorte, et joint le reçu détaillé à chaque transaction sans photo.
Le conseil adopte un budget par service et par fonds, et votre règlement de gestion contractuelle fixe les montants à partir desquels il faut des soumissions ou un appel d’offres. Les deux s’appliquent au moment de la demande, bien avant qu’un rapport d’écarts les relève trois semaines plus tard.
La carte d’achat est le bon outil pour une équipe qui achète du gravier à huit heures du matin. C’est la paperasse qui suit qui fait défaut. Les reçus du réseau éliminent cette étape, et la politique s’applique au terminal, pendant l’achat.
Les dépenses municipales sont publiques par défaut. Chaque transaction conserve ses propres pièces liées, alors publier un rapport de dépenses ou répondre à une demande d’accès revient à sortir des dossiers que vous avez déjà.
Pourquoi les équipes changent
Les équipes de chaque service ont des cartes d’achat, et leurs reçus nous arrivent en retard ou pas du tout.
Quand le commerçant est connecté, le reçu détaillé est joint à la transaction de carte au moment du paiement.
Un service apprend qu’il a dépassé ses crédits seulement une fois le mois fermé.
Les crédits et le fonds sont vérifiés dès que la demande est faite, ce qui bloque le dépassement avant l’engagement.
La divulgation des dépenses des élus est refaite à la main à chaque période.
La divulgation devient un rapport produit à partir de dossiers détaillés et imputés. Publier une période prend un après-midi, alors qu’il fallait deux semaines.
Une demande d’accès à l’information réclame toutes les transactions avec un même fournisseur depuis quatre ans.
La demande, l’approbation, le reçu et le paiement restent liés et faciles à retrouver, longtemps après le départ des employés qui les ont traités.
Chaque produit fonctionne seul, et quand vous en utilisez deux, la même pièce voyage du reçu jusqu'à l'écriture comptable.
Saisissez les reçus, catégorisez les dépenses et vérifiez la conformité à la politique dès qu'elles sont soumises.
Cartes d'entreprise avec capture des reçus, bientôt offertes : le reçu détaillé arrive avec la transaction, et la limite de chaque carte vient de votre budget.
Automatisation des comptes fournisseurs : chaque facture est lue, imputée et rapprochée du bon de commande avant qu'on vous demande d'approuver le paiement.
L'infrastructure qui transforme chaque vente à la caisse en reçu détaillé, hébergé en ligne et livré par application, texto, courriel ou API.
FAQ
Ce qu'on nous demande avant de s'inscrire.
Get started
Un service, un mois, et un simple décompte des achats qui se sont terminés avec un reçu détaillé imputé au bon poste budgétaire.
