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Fabrication

Automatisation des comptes fournisseurs pour manufacturiers

Chaque facture fournisseur est vérifiée ligne par ligne contre le bon de commande et le bon de réception, et un prix unitaire qui grimpe est signalé avant le paiement.

Des ouvrières faisant fonctionner des machines dans une usine

Smartbills inscrit l'engagement dès l'émission du bon de commande et vérifie chaque ligne de facture avant toute approbation de paiement.

Chaque ligne de facture vérifiée contre le bon de commande

Le bon de commande, le bon de réception et la facture sont comparés sur la quantité, le prix unitaire et le total. Quand les trois concordent, la facture passe, et quand ils diffèrent, l'approbateur voit quelle ligne cloche et de combien.

  • Comparaison ligne par ligne, prix unitaire compris
  • Tolérances fixées par vous, pour que les arrondis restent hors de la file
  • Écarts signalés avant le paiement

Le coût des matières imputé à la bonne usine

L'usine, le centre de coûts et le projet suivent le bon de commande jusqu'à la facture, puis jusqu'au grand livre, de sorte que le coût des matières de chaque usine reflète ce qu'elle a réellement consommé.

  • Usine et centre de coûts transmis à chaque étape
  • L'engagé inclut les commandes ouvertes
  • Comptabilisé déjà imputé dans votre grand livre

Achats par carte et déplacements des usines, reçus rapprochés

Une pièce urgente chez le fournisseur local, le déplacement d'un technicien chez un client, l'équipement de sécurité d'une nouvelle recrue. Chaque reçu est rapproché de sa transaction par carte et imputé à l'usine qui a dépensé.

Pourquoi les équipes changent

Les petites erreurs des fournisseurs se cachent dans la marge pendant des mois.

Un fournisseur monte son prix unitaire de quelques cents et on le porte deux trimestres avant que quelqu'un le voie dans la marge.

Chaque ligne de facture est comparée à la commande d'origine, et un prix qui a bougé est envoyé en révision au lieu de disparaître dans le coût des produits vendus.

En fin de mois, quelqu'un répartit le coût des matières entre les usines de mémoire et dans un chiffrier.

L'usine et le centre de coûts sont fixés sur le bon de commande et suivent le coût à partir de là, donc l'imputation est déjà bonne quand la facture est comptabilisée.

Un fournisseur livre une commande incomplète, facture la quantité complète, et on paie la quantité complète.

Les quantités sont vérifiées contre le bon de réception avant que la facture puisse être approuvée. Vous payez ce qui est arrivé au quai.

Les produits qui font le travail.

Chaque produit fonctionne seul, et quand vous en utilisez deux, la même pièce voyage du reçu jusqu'à l'écriture comptable.

FAQ

Questions fréquentes

Ce qu'on nous demande avant de s'inscrire.

Le rapprochement à trois voies confirme que le bon de commande, le bon de réception et la facture du fournisseur concordent sur les articles, les quantités et le prix avant que le paiement parte. En fabrication, c'est ce qui attrape la hausse discrète des prix unitaires et les livraisons incomplètes, qui ne paraissent ni l'une ni l'autre sur le total d'une facture.

Oui, et c'est recommandé. Un écart d'arrondi de deux cents ne devrait pas devenir une exception à traiter, alors les tolérances se fixent en montant ou en pourcentage et les signalements qui restent méritent qu'on s'y arrête.

Oui. Les quantités sont rapprochées de ce qui a été reçu plutôt que de ce qui a été commandé. Une facture qui dépasse la réception est signalée et une réception partielle laisse le solde ouvert sur le bon de commande.

Non. Smartbills s'occupe de la réception des factures, de l'approbation, du rapprochement et de l'imputation, puis comptabilise dans le grand livre que vous utilisez déjà. Le MRP et la planification de la production restent dans votre PGI.

Les achats par carte et ceux payés de sa poche passent par la gestion des dépenses : le reçu est saisi, rapproché de la transaction, vérifié selon vos règles et imputé à l'usine. Ils figurent dans les rapports avec vos dépenses sur bons de commande.

Get started

Voyez ce que cache un mois de factures fournisseurs

Passez un mois de factures au rapprochement à trois voies et regardez les écarts de prix qui ressortent.

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