Écoles et centres de services scolaires
Le budget central d'un centre de services et l'argent amassé par une école sont vérifiés séparément, selon des règles différentes. Smartbills impute chaque dépense à son fonds, et les deux se clôturent à partir des mêmes reçus.
Directions, secrétariats et enseignants inscrivent chaque dépense à l'achat, avec le fonds indiqué et le reçu joint, et sont remboursés sans avoir à relancer.
La personne qui dépense nomme le fonds au moment de l’achat. La séparation sur laquelle comptent vos vérificateurs est inscrite dans la transaction elle-même, et personne ne passe le mois de juillet à faire le tri.
Le matériel de classe payé de sa poche est la dépense la plus fréquente du milieu scolaire, et la plus mal gérée. L’enseignant soumet une photo dans l’appli mobile, les allocations sont vérifiées automatiquement et le paiement part selon le calendrier prévu.
Les organismes publics se font demander leurs dossiers, parfois des années plus tard. La demande, l’approbation, le reçu et le paiement restent liés, et produire toutes les transactions d’un fournisseur ou d’une période se fait par un simple rapport.
Pourquoi les équipes changent
Les enseignants paient le matériel de classe de leur poche, puis attendent des semaines après un formulaire papier.
Une demande de remboursement, c’est une photo prise dans l’appli, et l’argent part au prochain versement.
Les fonds générés par l’école sont rapprochés une fois par année à partir d’une enveloppe de reçus.
Les fonds d’activités sont imputés à chaque transaction, si bien que le compte de chaque école est à jour toute l’année et que personne ne le reconstitue l’été.
Les sorties et les activités sportives se paient comptant ou avec des cartes que personne n’arrive à retracer.
Les cartes sont émises pour un usage précis, avec la sortie comme budget, et chez les commerçants connectés, le reçu est joint automatiquement à la transaction.
La divulgation des dépenses des commissaires est montée à la main avant chaque publication.
La divulgation devient un rapport produit à partir de dossiers détaillés et imputés, sans rien reconstituer à partir de relevés et de papier.
Chaque produit fonctionne seul, et quand vous en utilisez deux, la même pièce voyage du reçu jusqu'à l'écriture comptable.
Saisissez les reçus, catégorisez les dépenses et vérifiez la conformité à la politique dès qu'elles sont soumises.
Cartes d'entreprise avec capture des reçus, bientôt offertes : le reçu détaillé arrive avec la transaction, et la limite de chaque carte vient de votre budget.
Automatisation des comptes fournisseurs : chaque facture est lue, imputée et rapprochée du bon de commande avant qu'on vous demande d'approuver le paiement.
L'infrastructure qui transforme chaque vente à la caisse en reçu détaillé, hébergé en ligne et livré par application, texto, courriel ou API.
FAQ
Ce qu'on nous demande avant de s'inscrire.
Get started
Imputez les fonds du centre et ceux de l’école au moment de l’achat, puis voyez ce que devient le rapprochement des comptes d’activités quand il n’y a plus rien à reconstituer.