Hôtellerie et hébergement

Gestion des dépenses hôtelières, par service

Les factures de literie, d'aliments et boissons, d'entretien et de personnel d'agence sont imputées à l'établissement et au service dès la saisie. Le groupe clôture sans attendre l'hôtel le plus lent.

Un client et une réceptionniste discutant à la réception d'un hôtel

Smartbills reçoit les factures directement de vos distributeurs et impute chacune à l'établissement et au service qui ont reçu la marchandise.

Chaque facture rattachée à son établissement et à son service

Les factures de restauration, d'hébergement, d'entretien et de personnel d'agence portent leur service dès la saisie. Les états financiers du groupe et ceux d'un seul hôtel viennent des mêmes données, lues à deux niveaux.

Établissement et service inscrits sur chaque facture
Factures des distributeurs récupérées directement, sans ressaisie du papier
Vues du groupe et par établissement tirées des mêmes données imputées

Les approbations se font avant la commande

Chaque établissement commande sur son propre budget, avec des approbations acheminées selon le montant. L'engagement est enregistré au moment de la commande, environ trois semaines avant l'arrivée de la facture.

Commandes passées sur le budget restant du service
Approbations acheminées selon le montant, sans courriel à transférer
Dépenses engagées visibles avant même que la facture existe

Dépenses du personnel imputées par établissement et service

Une course à la quincaillerie pour l'entretien, un souper client du directeur des ventes, une imprimante de remplacement pour la réception. Chaque reçu est rapproché de sa transaction et imputé à l'établissement et au service qui ont dépensé.

Pourquoi les équipes changent

Le siège social apprend ce qu'un établissement a dépensé des semaines trop tard.

Les factures arrivent à l'hôtel plutôt qu'aux finances, et personne au siège social ne sait ce qu'un établissement a engagé.

Les factures fournisseurs sont récupérées chez le distributeur et imputées à l'établissement qui a reçu la livraison. Les finances voient le coût sans attendre une enveloppe.

Un DG apprend où son budget de service a abouti des semaines après le moment où il aurait pu agir.

Les coûts s'ajoutent au budget du service au moment où ils sont engagés, et le DG voit où il en est pendant que le mois est encore ouvert.

Un groupe de plusieurs hôtels clôture au rythme de celui qui est le plus lent avec sa paperasse.

Tous les établissements utilisent la même réception automatisée des factures, et la clôture du groupe n'attend plus un seul quai de réception.

Les produits qui font le travail.

Chaque produit fonctionne seul, et quand vous en utilisez deux, la même pièce voyage du reçu jusqu'à l'écriture comptable.

FAQ

Questions fréquentes

Ce qu'on nous demande avant de s'inscrire.

Oui. Chaque établissement a ses propres budgets et coûts, et le groupe voit l'ensemble. Comme la vue d'un établissement et celle du groupe viennent des mêmes données imputées, elles ne peuvent pas se contredire.

Oui, pour les distributeurs qui émettent des factures récurrentes. La récupération des factures va les chercher dans le portail du fournisseur selon un horaire établi, ce qui couvre les grands distributeurs avec qui la plupart des exploitants font affaire. Le reste passe par la saisie et l'imputation habituelles.

Smartbills travaille du côté des coûts : factures fournisseurs, achats, dépenses et comptabilisation dans votre grand livre. Il ne remplace pas votre système de gestion hôtelière et n'a pas besoin de voir les revenus des chambres.

Comme n'importe quelle autre facture fournisseur, imputées à l'établissement et au service. La main-d'œuvre d'agence est la dépense qu'on découvre le plus souvent après le mois auquel elle appartient, d'où l'intérêt de l'imputer le jour où la facture arrive.

Oui. Un achat par carte ou une dépense payée de sa poche porte l'établissement et le service de la personne qui l'a faite, et figure dans les rapports avec les factures de cet hôtel.

Get started

Suivez le coût des aliments pendant que le mois est ouvert.

Passez un établissement à la réception automatisée des factures et comparez le moment où les chiffres arrivent.

Commencer gratuitement Réserver une démo