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Architecture et ingénierie

Suivi des dépenses de projet pour firmes de génie

Impression, déplacements, permis et honoraires de consultants sont imputés au projet et à la phase au moment où ils sont engagés, donc les débours se retrouvent sur la facture du client plutôt que dans vos frais généraux.

Deux personnes qui examinent des plans de bâtiment

Smartbills inscrit la phase avec le projet sur chaque coût et vérifie les factures des consultants par rapport à l'entente.

Projet et phase choisis au moment de la saisie

Chaque coût est associé à un projet et à sa phase, et la personne qui l'a engagé indique en même temps s'il est refacturable ou non.

  • Projet et phase choisis dans une liste
  • Débours signalé dès la saisie
  • Reçu joint à la ligne que vous facturerez

Des factures de consultants vérifiées avant d'arriver chez votre client

Les factures des sous-consultants sont rapprochées de la commande qui les a mandatés, et un changement de taux ou de portée est signalé avant de se retrouver sur votre facture.

  • Rapprochées de l'entente avant l'approbation
  • Écarts signalés pour examen
  • Chaîne d'approbation conservée au dossier

Pourquoi les équipes changent

Les coûts arrivent sur le projet, mais pas sur la phase.

Les débours sont imputés au projet mais pas à une phase, et au moment de facturer, personne ne sait laquelle devrait les porter.

Le projet et la phase sont enregistrés tous les deux au moment où le coût est engagé. Chaque débours se retrouve sur la facture de sa propre phase.

Les factures des sous-consultants sont approuvées et refacturées au client sans que personne les compare à l'entente.

Chaque facture de sous-consultant est rapprochée de la commande qui l'a mandaté avant d'être approuvée, ce qui permet de repérer un taux ou une portée modifiés avant que le client les voie.

Une phase dépasse ses honoraires et on s'en rend compte seulement au moment de la facturer.

Le coût par rapport aux honoraires se met à jour par phase au fil des travaux. Vous voyez une phase déraper pendant qu'il est encore temps d'en parler avec le client.

Les produits qui font le travail.

Chaque produit fonctionne seul, et quand vous en utilisez deux, la même pièce voyage du reçu jusqu'à l'écriture comptable.

FAQ

Questions fréquentes

Ce qu'on nous demande avant de s'inscrire.

Oui, et pour une firme d'architecture ou de génie, c'est la distinction qui compte le plus. La phase est enregistrée avec le projet. Un débours engagé pendant l'esquisse est facturé à l'esquisse et non à la phase qui se trouve ouverte.

Elles arrivent aux comptes fournisseurs et sont rapprochées de la commande qui a mandaté le consultant avant l'approbation. Si le taux ou la portée a changé entre le mandat et la facture, c'est signalé au lieu d'être refacturé tel quel à votre client.

Le coût par projet et par phase se met à jour à mesure que les dépenses sont comptabilisées. Si votre grille d'honoraires se trouve dans votre logiciel de gestion de projet, l'imputation au projet et à la phase suit chaque coût, pour que la comparaison se fasse avec la bonne phase.

Dans l'appli mobile, en quelques secondes, imputées au projet et à la phase sur place. C'est lors des visites de chantier et des déplacements que la phase se perd le plus souvent, et c'est pourquoi l'appli la demande dès la saisie.

Get started

Facturez les débours que vous payez déjà

Suivez une phase avec l'imputation par projet et par phase, et voyez combien de plus se retrouve sur la facture.

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