O XML é a nota fiscal eletrônica em si: o arquivo assinado que a SEFAZ autorizou. O DANFE em PDF ou papel é só uma representação dele, e é o XML que a contabilidade e os sistemas de gestão precisam importar. Há quatro jeitos de conseguir esse arquivo, conforme o tipo de nota e quem você é na operação.
1. Pedir ao emitente
Quem emite a NF-e tem de disponibilizar o XML ao destinatário, e a maioria dos sistemas emissores já manda o arquivo por e-mail junto com o DANFE. Antes de qualquer outra coisa, procure o e-mail da nota ou peça o XML ao fornecedor.
2. Consulta completa no Portal Nacional da NF-e
No Portal Nacional da NF-e, a consulta completa mostra e permite baixar a nota de quem participa dela: o emitente, o destinatário, o transportador ou um terceiro autorizado no campo autXML. Desde 2020, essa consulta exige o certificado digital (A1 ou A3) de uma dessas partes. O passo a passo é instalar o certificado no navegador, abrir a consulta completa, digitar a chave de acesso de 44 dígitos e o captcha, e escolher o certificado quando o navegador pedir. Notas para pessoas físicas ou para empresas sem inscrição estadual seguem regras próprias.
3. Manifestação do destinatário
A manifestação do destinatário é a resposta da empresa a uma NF-e emitida para o seu CNPJ: ciência da emissão, confirmação da operação, desconhecimento da operação ou operação não realizada. É feita no Portal Nacional, pela chave de acesso ou pelo NSU, com o certificado da empresa. O aplicativo de desktop da SEFAZ para manifestação foi descontinuado, então use o portal ou um sistema de gestão. Registrar a ciência da emissão é o que libera o XML completo de uma nota que chegou só como resumo.
4. Todas as notas do seu CNPJ de uma vez
Para não depender de nota por nota, os sistemas de gestão usam o serviço nacional de distribuição de documentos fiscais eletrônicos (NFeDistribuicaoDFe). Com o certificado da empresa, o sistema pede por NSU tudo o que foi emitido para o CNPJ: primeiro chega um resumo de cada NF-e, e depois da manifestação vem o XML completo. É o caminho para importar todas as notas de compra sem digitar chave nenhuma.
E o XML da NFC-e?
A NFC-e é uma nota de consumidor, e a consulta pública pelo QR Code mostra o conteúdo dela, mas nem todo estado oferece o download do XML nessa página. Quando o portal do seu estado não oferecer, peça o arquivo ao estabelecimento. Veja também como consultar NFC-e pela chave de acesso.
Guardar o que o XML não cobre
Nem toda despesa da empresa vem com NF-e no CNPJ: o táxi, o almoço com cliente e a compra feita pelo funcionário com cupom em CPF ficam fora do serviço de distribuição. O Smartbills guarda esses comprovantes a partir de uma foto no app ou do e-mail em que chegaram, com itens, tributos e total, junto do resto das despesas.