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Du voyage au remboursement, sans la paperasse

Les tickets, les transactions par carte et le kilométrage se rassemblent automatiquement. Les employés choisissent les dépenses à réclamer et soumettent leur compte. Les gestionnaires révisent et approuvent le tout au même endroit.

Un voyageur regarde son téléphone dans un terminal d'aéroport

Les tickets sont rapprochés des paiements par carte, la TVA est ventilée et les kilomètres sont calculés, et le salarié n'a qu'à choisir les dépenses à mettre dans sa note de frais.

Des comptes montés en quelques clics

Créez un compte pour un voyage, un projet ou un client. Vos dépenses y sont déjà. Choisissez celles qui s'y rattachent, ajoutez la raison d'affaires et soumettez.

  • Achats par carte, dépenses personnelles et kilométrage dans un même compte
  • Raison d'affaires et dates consignées pour chaque compte
  • Plusieurs comptes soumis en même temps

Tickets rapprochés. Taxes calculées.

Les tickets des commerçants et de votre boîte de réception sont rapprochés des bonnes dépenses. Smartbills en extrait les détails et ventile chaque taxe : les employés saisissent moins et les finances vérifient moins.

  • Tickets en magasin et par e-mail rapprochés des transactions par carte
  • Devises converties, montant d'origine conservé
  • Tickets papier saisis d'une photo

Les indemnités kilométriques, sans calcul à la main

Saisissez le point de départ et la destination. Smartbills calcule la distance et l'indemnité au taux fixé par votre entreprise, fixe ou par tranches, par exemple d'après le barème kilométrique. Le trajet s'ajoute à la note comme n'importe quelle dépense.

Révisez les dépenses. Approuvez en toute confiance.

Les gestionnaires voient les tickets, la ventilation des taxes, les participants et les exceptions à la politique à côté de chaque dépense. Ils approuvent le compte ou renvoient une dépense précise avec un commentaire. Les employés voient quand leur remboursement est prévu.

Comment fonctionnent les notes de frais

  1. Les dépenses arrivent toutes seules

    Les transactions par carte, les tickets numériques, les tickets par e-mail et le kilométrage sont recueillis au fil des dépenses.

  2. Choisir et soumettre

    Choisissez les dépenses d'un voyage, d'un projet ou d'un client. Ajoutez la raison d'affaires et soumettez le compte.

  3. Réviser et approuver

    Les gestionnaires révisent les détails, approuvent le compte ou renvoient une dépense pour précision.

  4. Rembourser et rapprocher

    Les finances planifient les remboursements et synchronisent les dépenses approuvées avec votre logiciel comptable.

Pour aller plus loin

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FAQ

Questions fréquentes

Tarifs, configuration, données et fin de mois.

Un logiciel de notes de frais permet aux employés de réclamer leurs dépenses d'affaires, comme les déplacements, les repas et le kilométrage, dans un compte que leur gestionnaire approuve et que les finances remboursent. Dans Smartbills, les tickets sont captés avant même l'ouverture du compte. L'employé choisit ses dépenses dans une liste au lieu de les taper.

La note de frais, c'est la façon dont un employé réclame un groupe de dépenses et se fait rembourser. La gestion des dépenses, c'est le travail derrière : capter, imputer et vérifier chaque dépense au fur et à mesure. Smartbills fait les deux, ce qui permet de monter un compte avec des dépenses imputées et accompagnées de leurs tickets.

Les transactions par carte d'entreprise, les achats payés avec une carte personnelle ou en argent comptant, et le kilométrage. Chaque ligne garde son ticket, sa catégorie et ses taxes. Le compte inscrit l'objet et la période visée.

C'est la distance multipliée par votre taux. Le salarié saisit le trajet et le véhicule, et Smartbills fait le calcul avec le taux que la comptabilité a fixé, fixe ou par tranches de kilomètres. Le barème fiscal n'est pas intégré : vous reportez les taux qui vous concernent. Le trajet apparaît ensuite comme une ligne de la note.

Smartbills la lit. La TVA de chaque ticket détaillé est ventilée taux par taux, prête pour la déclaration. Les dépenses en devises sont converties, et le montant d'origine et le taux de change restent au dossier.

Oui. Le gestionnaire peut approuver tout le compte, refuser une seule ligne ou le renvoyer avec un commentaire pendant que le reste suit son cours. Chaque action est enregistrée dans l'historique du compte.

Une fois la note approuvée, la comptabilité fixe une date de remboursement que le salarié voit dans l'appli. Si l'argent a été versé autrement (virement, chèque ou paie), la comptabilité marque la note comme remboursée. Les notes s'exportent en Excel ou en CSV et se synchronisent avec QuickBooks, Xero ou Sage.

Get started

Votre prochaine note de frais est déjà à moitié faite

Connectez une carte ou ajoutez un ticket. Smartbills rassemble les dépenses avant même qu'on commence un compte.

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