Quien aprueba nunca es quien paga
Liberar un pago será una acción propia, en manos de alguien distinto de quien aprobó la factura. Es el primer control que pide un auditor. Es parte del diseño desde el primer día.
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Software de pago de facturas para pagos programados a proveedores
Después de la aprobación, las facturas quedan listas para el lote de pago que usted programe. Los datos del proveedor quedan guardados y una segunda persona libera el pago.
Bill Pay liberará pagos programados a proveedores desde Smartbills, en el mismo registro de auditoría que la aprobación.
Vea todo el lote antes de liberarlo
Antes de mover nada, una pantalla muestra las facturas elegidas, el total del lote, el método de pago de cada proveedor y el saldo que le quedará. Revisa el lote completo en vez de aprobar los pagos uno por uno.
- Cada factura del lote con su proveedor, importe y método
- El saldo restante visible antes de liberar, no después
- Planeado: liberar pagos no está habilitado hoy en el producto
Lotes de pago con su calendario
Programe un lote semanal para lo que vence en siete días, uno de fin de mes para todo lo aprobado y lotes al momento cuando algo no puede esperar. Si un proveedor ofrece descuento por pronto pago, el lote está pensado para aprovecharlo.
- Lotes recurrentes a su ritmo, además de lotes al momento
- Facturas elegidas por vencimiento, proveedor o estado de aprobación
- Pensado para pagar antes cuando aplica un descuento
Cada proveedor pagado como lo pidió
El método de pago de un proveedor (transferencia, cheque o tarjeta) y sus condiciones se fijan una vez en su ficha y cada lote los usa. Un cierre de mes apresurado no le manda dinero a nadie por el canal equivocado.
Cómo funciona pago de facturas
Aprobar la factura
Cuentas por pagar la captura, la codifica, la concilia con la orden de compra y la enruta por sus reglas de aprobación.
Añadirla a un lote de pago
Las facturas aprobadas entran a un lote programado o al momento, con el método de pago guardado en cada proveedor.
Una segunda persona la libera
Liberar el pago es un permiso propio, así que quien aprobó una factura no puede también enviar el dinero.
Registrado y contabilizado
El resultado queda en la factura y se registra en su contabilidad, listo para conciliar.
FAQ
Preguntas frecuentes
Lo que nos preguntan antes de registrarse.
Un software de pago de facturas paga las facturas de proveedores que usted aprobó: elige qué pagar y cuándo, libera el lote y cada proveedor recibe el pago como lo pidió. Bill Pay de Smartbills, que llegará pronto, también mantiene separada a la persona que aprueba de la que paga.
No. Bill Pay todavía no está disponible y no tiene fecha pública de lanzamiento. Esta página describe cómo queremos que funcione. Los equipos que evalúan Smartbills saben lo que viene y pueden decirnos si encaja con la forma en que pagan a sus proveedores.
Libera el pago desde su propio banco, y Smartbills se encarga de todo hasta ese punto. Cuentas por pagar lleva la factura desde que llega por la captura, la codificación, la conciliación de tres vías y la aprobación, y produce un pago programado con el proveedor, el importe, el método y la fecha ya definidos. Una vez pagado, el estado del pago queda registrado en la factura.
Todavía no hay fecha publicada. Los canales de pago implican trabajo regulatorio y con bancos socios cuyos plazos no controlamos del todo, y preferimos darle una respuesta honesta a una fecha que podríamos no cumplir. Únase a la lista de espera y le avisaremos antes de abrirlo.
Únase a la lista de espera. El acceso se abrirá a pocos clientes a la vez, con prioridad para los equipos que ya usan cuentas por pagar en Smartbills, porque Bill Pay es más útil cuando la factura ya se capturó, concilió y aprobó en el mismo sistema.
Sí. Mantener separada a la persona que aprueba una factura de la que libera su pago es un requisito de diseño y no una opción, porque es el primer control que revisa un auditor. Cuando esa separación se añade después como opción, la mayoría de los clientes termina dejándola apagada.
El pago de facturas es el pago en sí: elegir las facturas aprobadas, agruparlas en un lote y liberar el dinero. Las cuentas por pagar cubren todo lo que debe estar bien antes, desde leer y codificar el documento hasta conciliarlo con la orden y reunir las aprobaciones correctas. Son productos separados porque las cuentas por pagar son útiles por sí solas.
No. La mayor parte del trabajo de pagar a proveedores ocurre antes del pago, y esa parte ya está disponible. Esperar solo retrasa el mayor ahorro de tiempo. Los equipos suelen empezar con cuentas por pagar, siguen liberando los pagos desde su banco y pasan ese último paso cuando Bill Pay les llegue.
Get started
Esté en la lista el día que abra Bill Pay.
Los primeros lugares son para los equipos que ya usan cuentas por pagar en Smartbills.