Aprobaciones que no se detienen
Sus umbrales deciden quién aprueba qué. El aprobador ve juntos la factura, la conciliación, el presupuesto y la codificación, y lo que se queda detenido pasa a la siguiente persona.
Cada factura de proveedor se lee con su IVA, se codifica y se compara con lo que pidió y recibió, y solo llega a una persona cuando algo no cuadra.
Leída y codificada, como la última vez
Smartbills lee el proveedor, la referencia, las fechas, el subtotal, los impuestos y el detalle de líneas de un PDF, un escaneo o un correo. Sugiere la cuenta contable que usó su equipo para ese proveedor la última vez.
- Sin plantillas por proveedor
- Duplicados detectados antes de enrutar
- Campos dudosos marcados para revisión
Conciliación de tres vías en cada línea
La orden de compra, la recepción y la factura se comparan línea por línea. Cuando las tres coinciden, la factura pasa. Cuando no, el aprobador ve la diferencia: un envío incompleto o un precio por encima de la orden.
- Cantidad, precio unitario y total por línea
- Tolerancias que usted define
- Conciliación de dos vías cuando no hay recepción
Programado según las condiciones de cada proveedor
Cada proveedor conserva cómo quiere que le paguen (transferencia, cheque o tarjeta) y sus condiciones. Las facturas aprobadas salen programadas con el método, el importe y la fecha, listas para liberarse desde su banco.
Cómo funciona cuentas por pagar
Llegan las facturas
Conecte el buzón de Gmail u Outlook al que escriben sus proveedores, suba archivos o deje que los proveedores las envíen directo.
Leídas y revisadas
Cada factura se lee, se codifica según el historial de ese proveedor y se revisa en busca de duplicados.
Conciliadas y enrutadas
Se compara con su orden de compra y su recepción, y se envía a quien aprueba ese importe.
Programadas y registradas
Las facturas aprobadas se programan para pago y se registran en su software contable con el original adjunto.
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Ver todos los productos- ProductoBill fetchingInvoices that only live on vendor portals, downloaded on a schedule and passed to accounts payable while there's still time to approve them.
- ProductoPago de facturasPróximamente: libere los pagos a proveedores aprobados en lotes programados desde Smartbills, con quien aprueba una factura separado de quien la paga.
- ProductoVendor managementKeep each supplier's terms, tax forms, insurance certificates, banking details and bills on a single record that AP and your approvers all work from.
FAQ
Preguntas frecuentes
Lo que nos preguntan antes de registrarse.
No. Smartbills lee la factura que recibe (proveedor, fecha, importe, IVA y líneas), la codifica y la concilia, pero no consulta el estatus del CFDI en el SAT. Esa validación la hace su contador o su sistema fiscal.
Cuatro cosas: cómo llegan las facturas (correo, carga o portales de proveedores), si las líneas se concilian con la orden de compra y la recepción, cómo se enrutan y escalan las aprobaciones, y si los asientos pasan a su software contable con la factura adjunta. Smartbills cubre las cuatro.
Es el software que hace el trabajo entre que llega una factura y se aprueba su pago: leerla, codificarla en cuentas contables, conciliarla con órdenes de compra y recepciones, enrutar las aprobaciones y registrarla en la contabilidad. En Smartbills está junto a los recibos y la gestión de gastos, y las facturas de proveedores y el gasto con tarjeta se concilian en un mismo lugar.
Es mayor con los proveedores a los que paga seguido, porque Smartbills aprende su formato y su codificación de su propio historial. La primera factura de un proveedor nuevo es donde una persona todavía revisa, y Smartbills marca los campos dudosos para revisión en lugar de registrarlos sin avisar.
La conciliación de tres vías revisa que la orden de compra, la recepción y la factura coincidan en artículos, cantidades y precio antes del pago. Detecta cobros de más, envíos incompletos y cargos duplicados. Si no registra recepciones, una conciliación de dos vías, factura contra orden de compra, hace lo mismo con los documentos que tiene.
Sí. Smartbills revisa el proveedor, la referencia y el importe de cada factura al llegar, y detecta casi duplicados, como una factura reenviada con otra referencia. La revisión ocurre antes de la aprobación: un duplicado se detiene en la cola en vez de aparecer en una auditoría.
Cada ficha de proveedor conserva su método de pago (transferencia, cheque o tarjeta) y sus condiciones. Las facturas aprobadas se programan con ese método, importe y fecha, listas para liberarse desde su banco, y las facturas en otra moneda muestran el tipo de cambio. Pagar directo desde Smartbills llegará con Bill Pay, que estará disponible pronto.
Smartbills registra en QuickBooks, Xero y Sage con sincronización en ambos sentidos: proveedores, cuentas contables, estado de las facturas y pagos coinciden en los dos sistemas, y su software contable sigue siendo el sistema de registro. La integración con NetSuite llegará pronto.
Las cuentas por pagar son todo lo que debe estar en orden antes de que un pago sea seguro: captura, codificación, conciliación, revisión de duplicados, aprobación y programación. El pago de facturas es el pago en sí. Smartbills hace hoy la parte de cuentas por pagar, y Bill Pay llegará pronto.
Get started
Vea sus propias facturas codificadas y conciliadas.
Traiga un lote de facturas de proveedores de la semana pasada y las pasamos por la lectura, la codificación y la conciliación de tres vías durante la demostración.