Presupuestos que se mueven a la vista
El gasto por equipo, proyecto o persona se actualiza a medida que se liquidan los cargos y los reembolsos. Abra los recibos detrás de cualquier total sin exportar un informe.
Los tiques vienen de la tienda, cada gasto se imputa según lo que se compró con su IVA leído y sus reglas se aplican en cuanto se envía.
Su política, revisada al enviar
Escriba las reglas como se las explicaría a alguien nuevo: un límite por categoría, quién debe asistir a una comida con un cliente, quién aprueba qué. Una regla estricta detiene el gasto y dice por qué. Una regla flexible lo deja pasar con una marca.
- Reglas por categoría, importe, proveedor y equipo
- El motivo, visible para el empleado
- Una política por equipo o por persona
Recibos sin foto que tomar
En las tiendas que envían recibos con Smartbills, el recibo detallado llega al pagar con cada línea e impuesto. En las demás, llega desde un buzón conectado o con una foto en la app.
- Square, Toast, Clover, Lightspeed y Shopify POS
- Vinculado con el cargo de tarjeta al registrarse
- Recordatorios para los pocos que faltan
El aprobador correcto, siempre
Cada gasto va a un aprobador elegido por importe, categoría y centro de costos. Ve el recibo, la revisión de la política, el presupuesto y la cuenta contable sugerida en una sola pantalla, y una aprobación detenida pasa a la siguiente persona.
Cómo funciona gestión de gastos
Defina sus reglas una vez
Límites por categoría, equipo e importe, y quién aprueba qué. Se aplican desde el siguiente gasto.
Gaste como siempre
Los recibos de las tiendas conectadas llegan solos. En cualquier otra, reenvíe el correo o haga una foto.
Codificado y revisado
Smartbills sugiere la categoría y la cuenta contable, aplica sus reglas y solo envía las excepciones a un aprobador.
Reembolsado y registrado
Los gastos aprobados se reembolsan en su siguiente pago y se registran en su software contable con el recibo.
Siga explorando
GuíaHow to streamline expense management: process, best practices and automationThe six steps every business expense goes through, where the time is lost, nine practices that streamline expense management and the steps worth automating.
- ProductoNotas de gastosSoftware de informes de gastos que adjunta los recibos por usted, calcula el kilometraje, enruta la aprobación y muestra a cada empleado cuándo se le reembolsa.
- ProductoDigital receiptsDigital receipt software that turns every sale at your POS into an itemized electronic receipt, hosted online and delivered by app, SMS, email or API.
- ProductoMCP serverThe Smartbills MCP server lets Claude, ChatGPT, Cursor and other AI assistants search expenses, total spend, build and submit expense reports and clear approvals, with your own permissions.
- ComparaciónEl mejor software de gestión de gastosTarjetas corporativas, informes de gastos y el flujo de aprobación alrededor. Estas herramientas se diferencian menos en el informe que en de dónde viene el recibo que lleva adjunto.
FAQ
Preguntas frecuentes
Lo que nos preguntan antes de registrarse.
Un software de gestión de gastos reúne los recibos, codifica cada gasto en una cuenta y un centro de costos, y lo revisa según la política de la empresa. Las herramientas se diferencian sobre todo en dos cosas: de dónde viene el recibo y cuándo se revisa la política. En Smartbills el recibo detallado viene de la tienda y la revisión ocurre al enviar el gasto, no a fin de mes.
Obteniendo el recibo del comercio en vez del empleado. Smartbills toma recibos detallados de los sistemas de punto de venta conectados (Square, Toast, Clover, Lightspeed y Shopify POS), lee otros desde los buzones conectados y deja la captura con foto en la app para el resto. Cada recibo se vincula con su cargo de tarjeta al registrarse.
Sí. Cada gasto se codifica en una cuenta contable y un centro de costos antes de llegar a un aprobador, y los gastos aprobados pasan a QuickBooks, Xero o Sage con el recibo adjunto. La codificación sigue los artículos del recibo, no una suposición a partir del descriptor de la tarjeta.
Solo para los gastos que necesitan una decisión. Todo lo que está dentro de la política se codifica y se registra sin revisión. Un gasto que incumple una regla va al aprobador correcto con el recibo, la revisión de la política y el efecto en el presupuesto, y una aprobación detenida escala sola.
Sí. Una regla puede aplicarse a un equipo, centro de costos, departamento, puesto o persona, y varias pueden aplicarse a un mismo gasto: un tope diario de comidas para ventas de campo, un límite mensual de software para ingeniería. Cuando dos reglas chocan, gana la más estricta. Los cambios se aplican desde el siguiente envío.
Sí, su equipo conserva las tarjetas que usa. Sus transacciones llegan a Smartbills y se vinculan con el recibo de la tienda al registrarse. Los gastos pagados de su bolsillo pasan por la misma política, aprobaciones y codificación.
Depende de la regla. Una regla flexible marca el gasto, le dice al empleado qué incumplió y lo envía a un aprobador. Una regla estricta detiene el envío y muestra por qué. En ambos casos la decisión y su hora quedan en el registro de auditoría, y nada se registra hasta resolverlo.
La automatización de gastos es el software haciendo los pasos de rutina de cada gasto: obtener el recibo, codificarlo, revisarlo según la política y enviarlo a aprobación. En Smartbills el recibo viene de la tienda o de su correo, la revisión ocurre al enviar y solo las excepciones llegan a una persona.
Cinco cosas: recibos reunidos sin perseguir a nadie, su política aplicada, aprobaciones enrutadas, empleados reembolsados y asientos sincronizados con su software contable. Smartbills hace las cinco, con sincronización con QuickBooks, Xero y Sage y el recibo adjunto a cada asiento.
Sí. En las tiendas que envían recibos con Smartbills, el recibo nunca existe en papel. Los recibos por correo se leen desde los buzones conectados, y un recibo de papel se puede fotografiar en la app y guardar con el gasto. Si la autoridad fiscal de su país pide conservar el original, su asesor se lo dirá.
Fíjese en cuatro cosas: de dónde vienen los recibos, cuándo se revisa la política, cómo se enrutan las aprobaciones y si la codificación se sincroniza con su software contable. Smartbills toma los recibos directo de Square, Toast y Clover, revisa la política al enviar el gasto y codifica cada uno antes de que alguien lo revise.
Get started
Pase los gastos del próximo mes por sus propias reglas.
Conecte una tarjeta y defina su política hoy. Para el siguiente cierre, los gastos llegan codificados y revisados.